AktivBo - Datenschutzinformation

Wer ist verantwortlich für meine Daten?
Verantwortlich für den postalischen Versand der Fragebögen ist Deutsche Wohnen Management GmbH („Deutsche Wohnen“). Sofern Sie gegenüber der Deutsche Wohnen SE eine Einwilligung erteilt haben, wird Ihnen die Deutsche Wohnen SE eine Teilnahmeaufforderung per E-Mail zusenden.
Die Erhebung und Auswertung der Befragungsdaten erfolgt in Verantwortung der AktivBo GmbH, Hamburg. Zudem stellt AktivBo der Deutsche Wohnen einen anonymen Bericht mit den Befragungsergebnissen zur Verfügung. Aufgrund der getroffenen Absprachen sind beide Unternehmen für diese Datenverarbeitungsprozesse gemeinsam Verantwortlich (Art. 26 DSGVO). Die wesentlichen Aspekte der zwischen Deutsche Wohnen und AktivBo getroffenen Vereinbarung nach Art. 26 DSGVO stellt Ihnen Deutsche Wohnen auf Anfrage zur Verfügung.

Kontaktdaten für Datenschutz
Ihre Fragen rund um den Datenschutz können Sie entweder postalisch oder aber per E-Mail an datenschutz@deuwo.com richten.
Den Datenschutzbeauftragten von AktivBo erreichen Sie unter volker.wodianka@privacy-legal.de

Warum darf mich Deutsche Wohnen kontaktieren und welche Datenverarbeitungen führt AktivBo durch?
Deutsche Wohnen nutzt die vorhandenen Kundendaten für die postalische Zusendung eines Fragebogens und setzt für den Druck und Versand der Fragebögen entsprechend beauftragte Dienstleister ein. Sofern eine Einwilligung vorliegt, verschickt Deutsche-Wohnen an die E-Mail-Adresse eine Einladung mit einem Link zur Online-Teilnahme an der Befragung.
Deutsche-Wohnen hat die auf Umfragen in der Wohnungswirtschaft spezialisierte Firma AktivBo GmbH mit der Erhebung und Auswertung der Daten aus der Befragung beauftragt. Deutsche-Wohnen stellt hierzu der AktivBo die Liste der für die Befragung ausgewählten Kund*innen und weitere verwaltungsorganisatorische Angaben zum Mietobjekt zur Verfügung. Bei diesen weiteren Daten handelt es sich etwa um das Baujahr des Mietobjektes oder das Jahr der letzten Modernisierung. AktivBo behandelt die Daten sorgsam entsprechend den gesetzlichen Regularien (Europäische Datenschutz-Grundverordnung, DSGVO) und erfasst im ersten Schritt, welche Kund*innen an der Befragung teilnehmen. Diese Daten werden für einen Abgleich mit den von Deutsche-Wohnen für den Versand der Teilnahmeaufforderung an der Befragung genutzten Daten verwendet, so dass Deutsche-Wohnen gezielt eine Erinnerung zur Teilnahme an die Kund*innen versenden kann, die noch nicht an der Befragung teilgenommen haben. Im nächsten Schritt erfasst AktivBo zu einer internen Kennziffer die Antworten der Kund*innen zu den einzelnen Fragen, wertet sie aus und erstellt auf dieser Grundlage einen anonymen Report.
Eine Übermittlung Ihrer Daten in Drittländer oder an eine internationale Organisation erfolgt nicht.
AktivBo setzt Dienstleister im Wege der Auftragsverarbeitung bei der Erbringung von Leistungen ein, insbesondere für die Bereitstellung, Wartung und Pflege von IT-Systemen.
Rechtsgrundlage für den postalischen Versand der Mieterbefragung durch Deutsche-Wohnen ist Artikel 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auf dieser Rechtsgrundlage erfolgt auch die Übermittlung von Namen und Anschrift der für die Befragung ausgewählten Kund*innen an AktivBo. Rechtsgrundlage für die Übermittlung weitere Daten zum Mietobjekt (Baujahr, letzte Modernisierung) sind ebenfalls die berechtigten Interessen von Deutsche-Wohnen. Die Datenverarbeitung durch AktivBo im Fall einer freiwilligen Teilnahme an der Befragung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO. Diese Rechtsgrundlage gestattet auch die Rückmeldung an Deutsche-Wohnen, welche Kund*innen an der Befragung teilgenommen haben. So kann Deutsche-Wohnen den Versand einer Erinnerung an die Kund*innen veranlassen, die noch nicht teilgenommen haben. Eine Weitergabe konkreter Befragungsergebnisse erfolgt selbstverständlich nicht. (Berechtigtes Interesse in allen Fällen: Messung der Kundenzufriedenheit; Erstellung anonymisierter Auswertung). Sie haben das Recht, der Verwendung Ihrer Daten zu widersprechen. Nutzen Sie hierfür die oben angeführten Kontaktdaten. Sofern Sie eine Einladung zur Teilnahme für eine Befragung per E-Mail erhalten, ist Ihre vorab erteilte Einwilligung die Rechtsgrundlage.

Wie funktioniert diese Umfrage? Bin ich anonym? Wann werden Daten gelöscht?
AktivBo erhebt die Befragungsdaten eigenverantwortlich und trennt die direkt personenbezogenen Daten (z.B. Ihren Namen) frühestmöglich von den Befragungsdaten. Für die weitere Auswertung werden nur die Befragungsdaten zusammen mit einer Kennziffer verwendet, nicht aber Ihr Name oder sonstige direkt beziehbare personenbezogene Daten. Hundert Werktage nach Befragungsende werden alle im Rahmen der Befragung erhobenen personenbezogenen Daten gelöscht. Spätestens zu diesem Zeitpunkt werden alle Fragebögen vernichtet bzw. gelöscht.

Woher weiß Deutsche-Wohnen, dass es Verbesserungsbedarf in genau meiner Wohnanlage gibt?
AktivBo stellt Deutsche-Wohnen das Befragungsergebnis in anonymisierter Form zur Verfügung, sodass Einschätzungen einzelner Kund*innen nicht erkennbar sind. Die Befragungsergebnisse können Stadtteilen, einzelnen Wohnanlagen oder Gebäuden zugeordnet werden, nicht aber einzelnen Personen. Damit ergibt sich für Deutsche-Wohnen die Möglichkeit, zielgerichtete Maßnahmen einzuleiten, um den Bedürfnissen der Kund*innen (z. B. verbesserte Treppenhausreinigung oder Beleuchtung) nachzukommen. Für Gebäude, in denen weniger als fünf Kund*innen an der Befragung teilgenommen haben, wird kein Befragungsergebnis angezeigt („Anonymitätsfilter“).

Wie funktioniert das Gewinnspiel?
Das Gewinnspiel wird von AktivBo in Form einer Verlosung durchgeführt. Teilnahmeberechtigt sind alle bei der Deutsche Wohnen wohnenden Mieter*innen, die den Fragebogen online ausfüllen und die Teilnahme am Gewinnspiel im Fragebogen mit „Ja“ bestätigt haben. Es entsteht keine Kostenpflicht durch die Teilnahme. Der Rechtsweg ist ausgeschlossen. Teilnahmeschluss für das Gewinnspiel ist der letzte Tag des laufenden Quartals. Die Gewinner*innen werden von AktivBo ermittelt und schriftlich von Deutsche Wohnen benachrichtigt. Für den Versand der Gewinne teilt AktivBo der Deutsche Wohnen ausschließlich den Namen und die Postanschrift der Gewinner*innen mit. Nach Weiterleitung der Gewinner*innen (ausschließlich Name und Postanschrift) an Deutsche Wohnen werden die Daten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht.

Weshalb wird meine E-Mail-Adresse/Telefonnummer abgefragt, obwohl die Umfrage anonym sein soll?
Deutsche Wohnen ist Teil der Vonovia Unternehmensgruppe und führt derartige Zufriedenheitsbefragungen regelmäßig durch. Künftig soll der Vonovia Kundenservice die Aufforderung zur Teilnahme an der Befragung per E-Mail verschicken. Falls Sie auf dem Fragebogen eine E-Mail-Adresse angegeben und der Verwendung der E-Mail-Adresse für diesen Zweck zugestimmt haben, wird Vonovia Kundenservice Sie künftig per E-Mail zur Teilnahme an weiteren Befragungen auffordern. Sofern Sie eine Einwilligung im Rahmen der Befragung erteilt haben, übermittelt AktivBo die Kontaktdaten zusammen mit dem Text der Einwilligung an Vonovia Kundenservice. Diese Daten werden von AktivBo unabhängig vom restlichen Fragebogen verarbeitet und vom Vonovia Kundenservice für den genannten Zweck verwendet.

Allgemeine Angaben und Rechte der betroffenen Personen
Deutsche Wohnen oder AktivBo nutzen keine Verfahren automatisierter Einzelfallentscheidungen.
Sie haben – im Rahmen der bestehenden Vorgaben der DSGVO – ein Recht:

• auf Auskunft über alle zu ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten;
• auf Berichtigung und Ergänzung ihrer personenbezogenen Daten, sollten diese unrichtig oder unvollständig sein;
• auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, sofern Deutsche Wohnen / AktivBo nicht rechtlich zur weiteren Verarbeitung verpflichtet oder berechtigt ist;
• auf Widerspruch gegen die Verarbeitung, soweit die Datenverarbeitung zum Zwecke der Direktwerbung oder des Profilings erfolgt;
• auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz, wenn Sie der Auffassung sind, dass eine Datenverarbeitung unter Verstoß gegen geltendes Recht erfolgt ist.