AktivBo - Datenschutzinformation

Datenschutzinformation

Wer ist verantwortlich für meine Daten?
Verantwortlich für die Verarbeitung von Daten ist die OSTLAND Wohnungsgenossenschaft eG.

Kontaktdaten für Datenschutz
Ihre Fragen rund um den Datenschutz können Sie entweder postalisch oder aber per E-Mail an info@ostland.de richten.

Datenschutzbeauftragter der OSTLAND ist:
Jhcon Datenschutzberatung
Dipl.-Ing. Jörg Hagen
Königstraße 50 A
30175 Hannover
Website: www.jhcon.de
E-Mail: info@jhcon.de

Was ist AktivBo und warum darf mich AktivBo kontaktieren?
Zweck der Verarbeitung ist die Durchführung der Mitgliederbefragung. Die auf Befragungen in der Wohnungswirtschaft spezialisierte Firma AktivBo GmbH wurde mit dieser Befragung beauftragt. Dazu hat OSTLAND eine Liste mit Namen, Postanschriften sowie weiteren verwaltungsorganisatorischen Angaben verschlüsselt an AktivBo übermittelt. AktivBo behandelt die Daten sorgsam entsprechend den gesetzlichen Regularien (Bundesdatenschutzgesetz und Europäische Datenschutz-Grundverordnung). Eine Verarbeitung Ihrer Daten zu anderen Zwecken als dem oben genannten findet nicht statt. Eine weitere Verarbeitung Ihrer Daten zum Zwecke des Benchmarkings erfolgt nur nach Anonymisierung Ihrer Daten. Eine Übermittlung Ihrer Daten in Drittländer oder an eine internationale Organisation erfolgt nicht. AktivBo setzt im Wege der Auftragsverarbeitung Dienstleister bei der Erbringung von Leistungen ein, insbesondere für die Bereitstellung, Wartung und Pflege von IT- Systemen. Darüber hinaus nimmt AktivBo die Dienste von Druckereien zum Druck und Versand der Fragebögen in Anspruch. Rechtsgrundlage für die Mitgliederbefragung ist Artikel 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (Berechtigtes Interesse, Messung der Mitgliederzufriedenheit). Sie haben das Recht, der Verwendung Ihrer Daten zu widersprechen. Wenden Sie sich dazu an OSTLAND. 

Wie funktioniert diese Umfrage? Bin ich anonym?
Alle Mitglieder erhalten einen standardisierten Fragebogen mit einer Zufallsnummer. Jeder Wohnung wurde eine individuelle Nummer zugeordnet und die Zuordnung erfolgte durch AktivBo unabhängig von OSTLAND. Diese Nummer ist unabhängig von den Stammdaten der Mitglieder und OSTLAND nicht bekannt. Somit sind die Mitglieder der OSTLAND und deren Mitarbeitenden gegenüber anonym. Nur AktivBo kann Namen und Zufallsnummern zuordnen und somit Erinnerungsbriefe an Mitglieder, die ihren Fragebogen noch nicht eingeschickt haben, versenden. AktivBo veranlasst den Druck und Versand der Unterlagen bzw. den Versand der Online-Fragebögen. Nach dem Abschluss der Befragung, spätestens nach 6 Wochen, werden alle Fragebögen vernichtet bzw. gelöscht. Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses zwischen OSTLAND und AktivBo werden alle personenbezogenen Daten gelöscht. AktivBo bestätigt OSTLAND die Löschung.

Woher weiß OSTLAND, dass es Verbesserungsbedarf in genau meiner Wohnanlage gibt?
Die Befragungsergebnisse können Stadtteilen, einzelnen Wohnanlagen oder Gebäuden zugeordnet werden. Damit ergibt sich für OSTLAND die Möglichkeit, zielgerichtete Maßnahmen einzuleiten, um den Bedürfnissen der Mitglieder nachzukommen. Für Gebäude, in denen weniger als fünf Mitglieder an der Befragung teilgenommen haben, wird kein Befragungsergebnis angezeigt. AktivBo stellt OSTLAND das Befragungsergebnis in anonymisierter und gruppierter Form zur Verfügung, sodass Einschätzungen einzelner Mitglieder nicht erkennbar sind. 

Weshalb wird meine E-Mail-Adresse abgefragt, obwohl die Umfrage anonym sein soll? 
Falls Sie auf dem Fragebogen eine E-Mail-Adresse angegeben haben, damit OSTLAND Sie in Zukunft auch auf diesem Wege kontaktieren kann, übermittelt AktivBo OSTLAND diese Kontaktdaten. Sie werden unabhängig vom restlichen Fragebogen behandelt und ausschließlich von OSTLAND verwendet. Die hiermit zusammenhängende Verarbeitung Ihrer Daten findet ihre Rechtsgrundlage in Art.6 Abs.1 S.1 lit. a) DSGVO. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dazu an OSTLAND. 

Wie funktioniert das Gewinnspiel?
Das Gewinnspiel wird von AktivBo in Form einer Verlosung durchgeführt. Teilnahmeberechtigt sind alle bei OSTLAND wohnenden Mitglieder, die den Fragebogen ausgefüllt an AktivBo zurückschicken oder online ausfüllen und die Teilnahme am Gewinnspiel auf der letzten Seite des Fragebogens mit „Ja“ bestätigt haben. Es entsteht keine Kostenpflicht durch die Teilnahme. Der Rechtsweg ist ausgeschlossen. Einsendeschluss für das Gewinnspiel ist der 11. Juli 2023. Die Gewinner*innen werden von AktivBo ermittelt und schriftlich von OSTLAND benachrichtigt. Außer Name und Postanschrift der Gewinner*innen werden keine weiteren Daten der Befragung weitergeleitet. 

Allgemeine Angaben und Rechte der betroffenen Personen
OSTLAND nutzt keine Verfahren automatisierter Einzelfallentscheidungen. Sie haben das Recht:

  • auf Auskunft über alle personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden;
  • auf Berichtigung und Ergänzung ihrer personenbezogenen Daten, sollten diese unrichtig oder unvollständig sein;
  • auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, sofern OSTLAND nicht rechtlich zur weiteren Verarbeitung verpflichtet oder berechtigt ist;
  • auf Widerspruch gegen die Verarbeitung, soweit die Datenverarbeitung zum Zwecke der Direktwerbung oder des Profilings erfolgt. Erfolgt die Verarbeitung auf Grund einer Interessenabwägung, so können Sie der Verarbeitung unter Angabe von Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen;
  • auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz, wenn Sie der Auffassung sind, dass eine Datenverarbeitung unter Verstoß gegen geltendes Recht erfolgt ist.
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